Invoice Pec Organizer: il portale di riferimento per la fatturazione elettronica

Invoice Pec Organizer: semplicità, sicurezza, tracciatura

Invoice Pec Organizer è la soluzione che permette di gestire in modo organizzato e strutturato il flusso attivo e passivo delle fatture elettroniche interscambiate con lo SDI.

Per la ricezione e la trasmissione il canale adottato è la PEC.

Ambiente di controllo del processo facile ed intutivo, nessun costo per XML interscambiato, massima tutela legale di ogni transazione, indipendenza del cliente.

 

Punti di forza

  • TRACCIATURA DELLA COMUNICAZIONE – Valore probatorio della trasmissione/ricezione tramite PEC ai sensi del codice dell’amministrazione digitale (art. 45 del CAD- Codice dell’Amministrazione Digitale)
  • GARANZIA DELLA VALIDAZIONE TEMPORALE – la PEC garantisce la data certa elettronica secondo la regolamentazione italiana (DCM del 22/07/2013) ed europea (regolamento eIDAS n. 910/2014)
  • CANALE CRITTOGRAFATO – sicuro, sia nella comunicazione con il sistema di interscambio, sia nella comunicazione tra PEC organizer e cedente prestatore e cessionario committente
  • CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA- processo integrato con l’invio alla conservazione
  • GESTIONE DIRETTA E CONTROLLO DEL PROCESSO DI SCAMBIO senza utilizzo di intermediari
  • FACILMENTE INTEGRABILE nei gestionali esistenti
  • UTILIZZABILE ANCHE PER LE PEC ORDINARIE
  • NON GENERA COSTI in base agli XML transati

 

COME FUNZIONA – FLUSSO ATTIVO

STEP 1 – Una procedura esterna (quale il software gestionale contabile) genera gli XML all’interno di una cartella FTPs precendentemente individuata (in alternativo sono disponibili webservices di inoltro)

STEP 2 – Un servizio esegue i controlli di prevalidazione. In caso di anomalie, queste vengono segnalate via mail al responsabile del processo

STEP 3 – Un servizio firma digitalmente l’XML, in modo da certificare il contenuto della fattura elettronica (il certificato di firma remota massiva può essere intestato a un delegato o al legale rappresentato della legal entity)

STEP 4 – La fattura prevalidata e firmata viene memorizzata nell’archivio fatture OUT (è possibile predisporre più archivi per ogni legal entity). Ogni fattura è ricercabile per molteplici dati e porta in allegato: XML non firmato, XML firmato, XML in formato Human Redeable.

STEP 5 – Invoice Pec Organizer trasmette in automatico una pec con l’XML firmato  verso l’indirizzo pec SDI01. Una volta terminato il processo di invio, il sistema attende lo scarico automatico delle pec contenenti le notifiche dallo SDI (errori di validazione, recapito, mancato recapito o rifiuto (In caso di fatture a PA)).

STEP 6 – Gli elenchi delle fatture sono visualizzati e resi ricercabili per poter gestire nel modo più snello possibile gli esiti del processo di fatturazione. E’ possibile esporre le informazioni di interscambio ai sistemi a monte (quale il software gestionale) per automatizzare ed intergrare il processo.

 

COME FUNZIONA – FLUSSO PASSIVO

STEP 1 – Invoice Pec Organizer scarica in automatico tutte le pec provenienti dal sistema SDI

STEP 2 – Per ogni Fattura ricevuta viene creato un record nell’archivio FATTURE IN che contiente: XML ricevuto, HTML, PDF in formato human readable ricavato dall’XML

STEP 3 – L’elenco delle fatture ricevute è personalizzabile con metadati di gestione quali: stato di approvazione interno, stato di passaggio al gestionale, altri stati personalizzabili

STEP 4 – Il PDF Human readable può essere stampato per la contabilizzazione oppure il PDF e l’XML possono essere resi disponibili per la precontabilizzazione automatica nei sistemi gestionali

STEP 5 – Funzioni di allarme e notifica via mail sms possono allertare personale aziendale in merito a nuove fatture, elenchi di fatture non ancora gestite, elenchi di anomalie rispetto agli stati gestionali (si tratta di funzioni molto personalizzabili)



 

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